Der BGH äußert sich zu den Grundsätzen der Verwaltervergütung
„1. Die BGH Verwaltervergütung entspricht § 21 Abs. 4 WEG nach Höhe und Ausgestaltung, wenn sie dem Gebot der Wirtschaftlichkeit genügt. Dieses Gebot ist nicht schon verletzt, wenn die vorgesehene Verwaltervergütung über den üblichen Sätzen liegt.
2. Eine deutliche Überschreitung der üblichen Verwaltervergütung wird § 21 Abs. 4 WEG in der Regel allerdings nur dann entsprechen, wenn sie auf Sachgründen beruht, deren Gewicht den Umfang der Überschreitung rechtfertigt.
3. Der Verwalter hat grundsätzlich die Wahl, ob er einen Vertrag mit einer Pauschalvergütung anbietet oder einen mit einer in Teilentgelte aufgespalteten Vergütung. Es ist allerdings eine klare und transparente Abgrenzung derjenigen Aufgaben vorzunehmen, die von einer Grundvergütung abgedeckt sind, von denen, die gesondert zu vergüten sind….“
Immobilienbetreuung nach WEG wird stets komplexer. Hinzu kommt, dass der bundesdeutsche Immobilienbestand zu 2/3 aufgrund des Alters der Immobilien Sanierungsbedarf ausweist. Streitigkeiten innerhalb der Gemeinschaften nehmen zu. Diese auszugsweise Darstellung der besonderen Verwalterleistung zeigt, dass die seit Jahrzehnten übliche Vereinbarung von besonderen Entgelten für Verwaltungsfirmen für eben auch einen besonderen Aufwand gerechtfertigt war. Die Rechtsprechung hat dies bis dato sehr unterschiedlich beurteilt. Eine Leitlinie gab es nicht. In der Praxis aber war dies Usus. Sämtliche Verwaltervertragsvorschläge – nicht nur die der Bundesverbände – haben eine Differenzierung von Pauschale und zusätzlich zu vergütende Leistungen der Immobilienfachverwaltungen vorgesehen.
Das Sommerurteil des BGH stellt einen Paukenschlag und eine längst fällige Klärung dar. Bei der Zulässigkeit von Sondervergütungen sei zwischen Verträgen mit einer Pauschalvergütung und solchen zu unterscheiden, in denen die Vergütung in Preisbestandteile oder Teilentgelte aufgeteilt sind. Die Verwaltungen können einen Vertrag mit in Teilentgelte aufgespaltenen Vergütung anbieten. Der im vorliegenden Fall zu beurteilende Verwaltervertrag sei nicht zu beanstanden, weil in diesem eine klare und transparente Abgrenzung der gesetzlich geschuldeten Aufgaben erkennbar war. Neben den pauschal zu vergütenden Grundleistungen des Verwalters waren die zusätzlich zu vergütenden Leistungen nachvollziehbar beschrieben.
Die richtige und reelle Kalkulation einer Verwaltervergütung wird in vielen Verwalterbetrieben noch immer vernachlässigt. Ohne eine ausreichende pauschale Verwaltervergütung nebst sinnvoll kalkulierten Sondervergütungen für Zusatzaufgaben des Verwalters ist der so wichtige betriebswirtschaftliche Erfolg des Verwaltungsunternehmens fraglich. Der ist jedoch für ein gutes und professionelles Miteinander eminent wichtig. Dem stetig steigenden Schulungsbedarf und damit der Ruf nach professionellem Personal kann nur mit vernünftiger Kalkulation begegnet werden. Jede Eigentümergemeinschaft wünscht sich heute eine Verwaltung, die auf der Höhe der Zeit agiert – das setzt aber ein nicht geringes Verständnis seitens der Eigentümer für die Kalkulation des Verwalters voraus.
Verwaltungsunternehmen sind bestens beraten, die bestehenden Verwalterverträge zu überprüfen und vor allem aktuelle Vertragsmuster zu verwenden. Erfahrungsgemäß zeigen sich viele Ansätze der Optimierung. Die Bundesverbände sind hier gute Berater – halten diese doch praxiserprobte Formulierungen parat. Die aktuelle Marktsituation zeigt eine nachdenklich stimmende Richtung: Professionell agierende Verwaltungen haben keine Kapazitäten mehr. Außerdem stehen eine Vielzahl von Immobilienunternehmen, u.a. aufgrund höherer gesetzlicher Anforderungen, Fachkräftemangel, aber auch aufgrund des demografischen Wandels, vor der Geschäftsaufgabe. Für Eigentümergemeinschaften besteht zunehmend das Problem, keine geeignete Firma mehr zu finden, die sich um deren Belange kümmert. Eigentümergemeinschaften ist daher dringend an zu raten, mit ihrem Verwalter eine für beide Seiten befriedigende und tragfähige Lösung für die Zukunft zu gestalten.
@martinmetzger Fachreferent Mitglied im Autorenteam Elzer-Fritsch-Meier, WEG III. Auflage 2018 Vorstandsmitglied BVI (Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V.)
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Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung, Eigentümerversammlung, Rundschreiben, Aushänge, Bewohnerinformationen, Mitarbeit bei Anwesenheit in der Wohnanlage, individuelle Leistungen wie Beratung und Information, Mitwirken bei Verkäufen von Wohneigentum/Teileigentum, Trinkwasserverordnung (Aushänge / Terminierung).
Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebots-/Preisspiegeln, Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen), Koordination und Erfüllung der Trinkwasserverordnung, Regelmäßige Teilnahme Feuerbeschauen, Einweisen und Einarbeiten von Hausmeister, Beschaffen öffentlich rechtlicher Genehmigungen, Abschluss von Wartungsverträgen (Aufzugswartung, Öltankwartung, Heizungswartung, Pumpenwartung, Wartung und Reinigung von Fettabscheidern, Wartung der Tiefgaragenlüftung, Wartung Tiefgaragentor mit Schließkraftmessung, Wartung/Inspektionen Bodenbeschichtungen Tiefgarage, Dachwartung, Wartung Lüftungsanlagen, Brandschutzwartung - Wartung Brandschutzeinrichtungen, Wartung Brandschutztüren, Wartung Rauchabzugsanlagen (RWA-Anlagen), Wartung Sprinkleranlagen, Feuerlöscherwartung, Blitzschutzwartung, Abschluss von Versicherungsverträgen (Gebäudeversicherung – Leitungswasser/Sturm/Hagel, Elementarschadenversicherung, Gewässerschutzversicherung, Glasbruchversicherung, Haus- und Grundbesitzer Haftpflichtversicherung, Vermögenschadenhaftpflichtversicherung , etc.), Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Wasserschaden, Rohrbruch), einschließlich Unterstützung der Schadenbeseitigung durch Handwerker und Abrechnung mit der Versicherung, Vergaben/Überwachen von Instandsetzungsmaßnahmen/Instandhaltungsmaßen/Modernisierungen einschließlich Abrechnen, Beauftragen von Sachverständigen/Sonderfachleuten, Organisation der Verkehrssicherungspflichten der Eigentümer (Aufzugsanlagen, Baumbestand, Feuerlöschanlagen, Garagen- und Stellplatzverordnung, Gasinstallationen, kraftbetätigte Türen, Tore und Fenster, Rauchwarnmelder, Räum- und Streupflicht, Schnee- und Eisbeseitigung, Spielplatz, Tankanlagen, TRBS 1201, TRGI 2008, TrinkwV), Kennen und Beachten von z.B. AGB, BGB, Wohnungseigentumsgesetz (WEG/WEMoG), Landesbauordnung, Betriebssicherungsverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Arbeitsschutzverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich der Durchführungsbestimmungen, ENEV – neu: Gebäudeenergiegesetz (GEG), Gebäude-Elektromobilitätsinfrastruktur-Gesetz (GEIG), Begleitung von Zuschussanträgen und anderen Fördermöglichkeiten (KFW-Förderung, BAFA-Förderung).
Korrespondenz mit Eigentümern, Verhandeln mit Behörden/Ämtern/kommunalen Stellen/Stadtwerken, Hausmeistern, Lieferanten, Energiedienstleistern, Interpretation/Auslegung Teilungserklärung inklusive Gemeinschaftsordnung, Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die die Hausordnung, Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft, Beraten von Eigentümern, Hausmeistern, Abschluss von Verträgen (Wartungsverträge, Versicherungsverträge, Dienstleistungsverträge, Lieferverträge, etc.), Terminabstimmung, Saalbestellung/Räumlichkeiten für Eigentümerversammlungen, Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen für Wohnungs-/Teileigentümerversammlungen, Erstellen der Beschlussniederschrift und Führen der Beschluss-Sammlung, Mitwirkung bei Volks-/Wohnraumzählungen (Zensus), Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Mediationsterminen, Hausgeld-klagen, Erteilen von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, gewerbliche Nutzung), Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Eigentümergemeinschaft, Kennen und Beachten von WEG, BGB, HGB, BDSG, TrinkwV, Erbbaurechtsverordnung, Grundbuchordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, Konkursordnung, ZPO, FGG, Insolvenzordnung, Nachbarschaftsrecht, Bundesdatenschutzgesetz, Erbringung und Ordnung der Nachweispflicht für Fort- und Weiterbildungen (Fach- und Sachkundenweis), Vernichtung von Altakten der Gemeinschaft.
Betriebskostenoptimierung, Verbuchen sämtlicher Geldeingänge/Geldausgänge, monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen, Bearbeiten von Lastschriftbuchungen (SEPA), Überwachen von Zahlungseingängen – Mahnwesen, Einleitung von Klagen bei Zahlungsrückstand, Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten, Rechnungskontrolle, Anweisen und Veranlassen von Zahlungen, Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung, Prüfung Sonder- oder Gemeinschaftseigentum – ggf. Weiterbelastung von Rechnungen an Sondereigentümer/Verursacher, Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenwirksame Leistungen, Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften, Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen, Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen, Veranlassen von Heizkostenabrechnungen, Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch), Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommenssteuer-/Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz, etc.
Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle), Belegprüfung, Vorbereitung der Eigentümerversammlungen, Ortstermine, Beiratsgespräche/Beiratssitzungen, Korrespondenz und Verträge, Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung, Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld.